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Une base de données efficace | Éclusier du Haut-Richelieu

23 avril 2014

Description du projet

En 2011, nous avons ressenti le besoin de faciliter le transfert d’information entre tous les intervenants. Nous avons pris l’initiative de faire développer une base de données qui nous serviraient tant pour les informations administratives que pour tous les services. Depuis, nous constatons que son utilisation amène de grandes améliorations :

  • Meilleur suivi avec les familles utilisatrices de nos services, plus aucune information ne s’égare;
  • Meilleure gestion de l’adhésion de nos membres;
  • Meilleure information de l’utilisation des services permettant de mieux cibler l’offre de service;
  • Partage entre tous les employés de l’ensemble des informations minimisant de nombreux déplacements;
  • Centralisation des informations pour tous nos services : groupes de soutien, formations psychoéducatives, interventions psychosociales, inscriptions à des formations, renouvellements des membres, envois postaux, courriels, bénévolat, donateurs, répertoire des membres, des usagers, des professionnels, etc.

Retombées

Notre mission est d’offrir du soutien aux membres de l’entourage. Dans un contexte de pauvreté des ressources, il nous est apparu important de rendre nos interventions efficaces, d’éviter la perte d’informations ou encore de dédoubler les interventions. Grâce à cette base de données, lorsqu’un membre de l’entourage fait appel à nos services, tous les intervenants peuvent avoir accès à l’information déjà transmise, ce qui évite de répéter l’information.

Concentrer l’information permet d’avoir des données statistiques fort intéressantes dans le maintien ou l’évolution de l’offre de services. Malgré l’apparence d’une retombée strictement de gestion, l’expérience confirme qu’une base de données amène non seulement l’efficience et l’efficacité mais améliore aussi la disponibilité pour le soutien aux personnes qui osent venir chercher de l’aide.

Note : Nous avons d’ailleurs partagé notre expertise avec d’autres associations, membres de la FFAPAMM, et plusieurs ont acquis cette même base de données, preuve irréfutable de son efficacité.